Capacitación y Desarrollo de Personal (Proceso)

El proceso de capacitación

El propósito de la capacitación es influir en el comportamiento del trabajador con el fin de elevar la productividad. La capacitación en sí es un proceso mediante el cual se proporcionan los medios para hacer posible el aprendizaje.

1. Determinación de las necesidades de capacitación

Análisis de las necesidades de capacitación

La capacitación eficaz se relaciona con el logro de objetivos predeterminados.[1]Se necesita cierto tipo de desempeño para ayudar a que la organización logre sus objetivos, y la capacitación colabora proporcionando a los miembros de la empresa las herramientas para lograrlo W. McGehee y P. Thayer[2] sugieren que la determinación de las necesidades de capacitación en una empresa contenga tres tipos de análisis: organizacional, de funciones y de personas.

El análisis organizacional se centra principalmente en la determinación de los objetivos organizacionales, así como en los recursos con que cuenta la empresa, la fuente de éstos y sus relaciones con los objetivos.

El análisis de funciones se enfoca en la tarea o el trabajo, sin tomar en cuenta cómo se desempeña el empleado al realizarlo. Se centra en la tarea y no en el individuo que la desempeña.

El análisis de personas examina el conocimiento, las actitudes y las habilidades del individuo que ocupa cada puesto, y determina qué tipo de conocimientos, actitudes o habilidades debe adquirir y qué tipos de modificaciones debe hacerse a su comportamiento. Este análisis plantea tres preguntas:

1. ¿Hacia dónde va la organización (en términos de objetivos)? 
2. ¿Cómo debe comportarse (o desempeñarse) el trabajador para contribuir eficazmente al logro de los objetivos organizacionales? 
3. ¿Cada trabajador tiene los conocimientos, actitudes y habilidades para realizar su trabajo de manera eficaz? Si no es así, ¿qué tipo de capacitación necesitará para prepararse adecuadamente?

Proceso de determinación de las necesidades

Las necesidades de capacitación se pueden determinar de dos maneras:

1. Planear de manera formal las necesidades de recursos humanos, es decir, determinar cuántos trabajadores nuevos se necesitarán en el periodo que abarque la planeación, en qué fechas aproximadas y con qué aptitudes. Para esto se deben considerar las necesidades derivadas de los nuevos proyectos de la institución (reorganizaciones, cambios de políticas, nuevas instalaciones, nuevas funciones, etc.), así como las necesidades derivadas del propio crecimiento. 
2. Reunir la información que puede manejarse como indicador de las necesidades de capacitación, tales como solicitud de la dirección, planeación estratégica, entrevista, análisis de actividades, encuesta, capacitación de méritos, observaciones directas, pruebas o exámenes, reuniones de grupos y registros de personal.

a)    Necesidades manifiestas:

·      Personal de nuevo ingreso.

·      Ascensos temporales o definitivos.

·      Permitas.

·      Nuevas instalaciones.

·      Ampliaciones.

·      Cambios.

b)    Necesidades detectadas por problemas en producción:

·    Periodos de ociosidad, seguidos de periodos de sobrecarga.

·      Necesidades de supervisión constante o demasiado directa.

·      Tiempos excesivos en la ejecución de tareas.

·      Baja calidad de los trabajos realizados.

·      Desperdicio y frecuente pérdida de materiales.

·      Necesidades de mantenimiento constante.

c)    Necesidades detectadas por problemas de ubicación:

·       Trabajadores sin preparación para asumir mayores responsabilidades.

·       Deficiencias de métodos, procesos y sistemas de trabajo.

·       Poca versatilidad de mano de obra.

d)    Necesidades detectadas por problemas ocasionados por la actitud del trabajador:

·       Pérdida y desperdicio de materiales con mucha frecuencia (en producción).

·       Materiales, herramientas y equipos mal cuidados (en producción).

·       Rotura y descompostura de herramientas y equipo (en producción).

·       Baja moral e insatisfacción profesional.

De las dos maneras para determinar las necesidades, la más económica es la segunda, aunque lo ideal es que se utilicen las dos.

2. Diseño del programa de capacitación

Crear el deseo por la capacitación

Al elaborar un programa de capacitación hay que revisar distintas partes, comenzando por la motivación de la persona para que desee ser capacitada. La capacitación consiste en cambiar comportamientos, lo que se puede lograr siguiendo los siguientes pasos:

 

1. Convencer al trabajador de que los cambios en su comportamiento favorecerán sus intereses.
2. Crear conciencia en los trabajadores de que los cambios en su comportamiento y el convertir éste en un hábito redundará en un mejor desempeño (formas más productivas o satisfactorias de realizar su actividad). 
3. Decirle al trabajador que tiene que aceptar la capacitación si así se lo ordena su jefe inmediato o sus superiores de más alto nivel.
   

 

 

3. Ejecución del programa de capacitación

H. Wilson menciona que a nivel operativo (supervisor de línea) los cinco métodos que se pueden utilizar son los siguientes:

1. El supervisor hace todo. En algunas empresas el supervisor es el único responsable de la capacitación.
2. El supervisor delega autoridad en un asistente. El asistente ejecuta completamente la capacitación por su cuenta o con ayuda del supervisor.
3. El supervisor orienta. Algunas empresas asignan al supervisor la responsabilidad de impartir la capacitación, pero lo instruyen adecuadamente para que oriente al trabajador respecto a la realización efectiva de su tarea.
4. El supervisor asesora. Otras empresas facultan al supervisor para que aplique la capacitación, pero le ofrecen asesoría con especialistas de capacitación externos.
5. El supervisor no participa. Algunas empresas le quitan al supervisor la responsabilidad de impartir la capacitación y la delegan en un administrador de capacitación.

4. Control y evaluación del programa de capacitación

Uno de los problemas más graves relacionados con cualquier programa, es el que se refiere a la evaluación de su eficiencia. La evaluación debe considerar dos aspectos básicos:

1. La determinación del grado en que cada programa de capacitación o desarrollo cumplió sus objetivos de instrucción 
2. La determinación de hasta qué grado se satisfacen las necesidades de capacitación del personal en la empresa.
   

Control del programa de capacitación

Si una organización invierte dinero y tiempo en programas de capacitación del personal, espera que éstos redunden en beneficios considerables para la empresa. Los responsables de la capacitación y el desarrollo deben poder justificar el uso y la necesidad de estos programas antes y después de que la empresa invierta en ellos. No es fácil controlar los programas de capacitación (medir la efectividad o la justificación de la existencia de programas), pero por lo general la utilidad de los métodos de capacitación y desarrollo es inversamente proporcional a la facilidad con que se puede realizar la acción de controlar.

Reacción del participante. El modo más fácil de controlar los programas de capacitación y desarrollo es preguntando a los participantes si aprendieron algo. Esta información por lo general se recaba en forma de cuestionario.

Pruebas antes y después. Se pueden aplicar cuestionarios para recabar las opiniones sobre el instructor; para recabar las opiniones sobre el curso y para recabar las opiniones sobre la administración.

Opiniones sobre el instructor. Este cuestionario consta de 10 reactivos con cuatro alternativas cada uno en el siguiente orden:

Alternativas

• Exposición ideal.
  
• Exposición satisfactoria.
• Exposición suficiente.
• Exposición deficiente.

A cada alternativa se le dará un peso y un valor para su codificación: ideal = 10; satisfactoria = 8; suficiente = 6; deficiente = 4.

Los aspectos del instructor que se pueden controlar son los siguientes:

• Dominio de la materia.
• Facilidad de expresión.
• Lenguaje.
• Orden y respeto al instructor participante.
• Motivación.
• Aclaración de dudas.
• Actitud hacia el grupo.
• Organización del curso.
• Material didáctico.
• Puntualidad.

Opiniones sobre el curso. Este cuestionario consta de ocho reactivos de opción múltiple con las características señaladas:

Los puntos a controlar sobre el curso son los siguientes:

• Conocimientos de los participantes sobre los objetivos del curso.
• Cumplimiento de los objetivos del curso.
• Adecuación al trabajo de los contenidos del curso.
• Duración.
• Interés sobre el tema.
• Aula.
• Horario.
• Cursos de capacitación necesarios.

Opiniones sobre la administración.  Este cuestionario consta de cuatro reactivos de opción múltiple con las características indicadas.

Los aspectos a controlar sobre la administración son:

·         Administración del programa.

·         Apoyo al instructor.

·         Actitud.

·         Puntualidad.

Evaluación general

Eficacia. Hay que partir de los datos obtenidos mediante la evaluación de los programas individuales. Si algunos programas no cubrieron sus objetivos de instrucción es probable que para evaluarlo se requiera el resultado del empleado no satisfecho, pero también puede darse el caso de que un programa haya cumplido sus objetivos de instrucción y, sin embargo no haya satisfecho algunas necesidades del personal en el esfuerzo general.

Eficiencia. Puede determinarse a corto plazo evaluando si el presupuesto que se tiene asignado para la capacitación es suficiente para cubrir las necesidades de capacitación de personal. Sin embargo, también puede determinarse a largo plazo evaluando si algunas de estas necesidades podrían satisfacerse o no a un costo inferior.

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[1] G. S. ODIORNE, Training by Objectives, McMillan, p.98.

[2] W. McGEHEE Y P. THAYER, Training in Business and Industry, Joh Wiley and Sons, pp. 25-26.

FUENTE: Rodríguez Valencia, Joaquín (2007). Administración moderna de personal. México: THOMSON.